Filminstitutets Personuppgiftsbehandling vid rekrytering genom Teamtailor
Tjänsten för hantering av rekryteringar och förenkling av anställningsprocessen ("Tjänsten") drivs av Teamtailor på uppdrag av Svenska Filminstitutet ("Personuppgiftsansvarig"). Det är viktigt att de personer som använder Tjänsten ("Användarna") är säkra på, och är informerade, om hur Filminstitutet hanterar Användarens personuppgifter i rekryteringsprocessen. Filminstitutet strävar efter att upprätthålla högsta möjliga standard när det gäller skydd av personuppgifter. Filminstitutet behandlar, hanterar, använder och skyddar Användarens personuppgifter i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning och Filminstitutets personuppgiftsbehandling.
1. Allmänt
Filminstitutet är Personuppgiftsansvarig i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Användarnas personuppgifter behandlas med syftet att hantera och underlätta rekrytering av anställda till Filminstitutets verksamhet.
Filminstitutets personuppgiftsbiträde Teamtailor och deras eventuella underbiträden kan också komma att behandla personuppgifter enligt beskrivning nedan.
Filminstitutet som din nuvarande/framtida/potentiella arbetsgivare är personuppgiftsansvarig för majoriteten av de personuppgifter du väljer att dela via Tjänsten.
I vissa fall är också Teamtailor är personuppgiftsansvariga. Detta gäller då Teamtailor använder uppgifter från Tjänsten för att analysera, utveckla och förbättra sina produkter. Läs Teamtailors personuppgiftspolicy HÄR.
2. Behandling av personuppgifter
Filminstitutet ansvarar för behandlingen av de personuppgifter som Användarna bidrar till Tjänsten, eller för de personuppgifter som Filminstitutet på andra sätt samlar in, med avseende på Tjänsten.
När och hur Filminstitutet behandlar personuppgifter
Med behandling avses vanligtvis att samla in, registrera, organisera, strukturera, lagra, bearbeta, överföra eller radera personuppgifter.
Filminstitutet behandlar personuppgifter om Användare från Användare, när Användare;
- gör en ansökan via Tjänsten eller på annat sätt lägger till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredje part, t. ex. Facebook eller LinkedIn;
- använder Tjänsten för att kommunicera med Filminstitutet, genom att lägga till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredje part, till exempel Facebook eller LinkedIn; och
- tillhandahåller identifierbara uppgifter i chatten (som tillhandahålls via den webbplats som använder Tjänsten) och sådana uppgifter som är relevanta för ansökningsförfarandet.
Filminstitutet samlar in data från tredje part, som Facebook, LinkedIn och via andra offentliga källor. Detta kallas "Sourcing" och utförs manuellt av Filminstitutets anställda eller automatiskt i Tjänsten.
När en av Filminstitutets anställda gör rekommendationer om potentiella arbetssökande kommer den anställde att lägga till personuppgifter om potentiella arbetssökande. Den potentiella arbetssökanden anses som Användare i detta fall och kommer att, inom ramen för Filminstitutets personuppgiftsbehandling informeras om behandlingen.
Kategorier av personuppgifter som behandlas
De kategorier av personuppgifter som behandlas via Tjänsten är namn, e-post, bilder och videor, information från Facebook och LinkedIn-konton, svar på frågor som ställts genom rekrytering, titlar, utbildning och annan information som Användaren eller andra har tillhandahållit via Tjänsten. Endast personuppgifter som är relevanta för rekryteringsprocessen samlas in och bearbetas. Vid exempelvis referenstagning är Användaren ansvarig för att de personer som anges informeras om att deras uppgifter behandlas av Filminstitutet och om de rättigheter de har enligt gällande personuppgiftslagstiftning.
Ändamålet med och laglig grund för behandlingen
Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att rekrytera person till Filminstitutet. Vid rekrytering behandlas personuppgifter i enlighet med den lagliga grunden att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Om Teamtailor och Filminstitutet använder Användarens uppgifter som kommer in via Tjänsten för att utföra aggregerad analys eller marknadsundersökning så avidentifieras Användarens personuppgifter. Sådana uppgifter kan inte användas för att identifiera en viss användare. Sådana uppgifter anses därför inte vara personuppgifter.
Nödvändig behandling för att utföra en uppgift av allmänt intresse
Filminstitutets behandling av personuppgifter sker med den lagliga grunden allmänt intresse. Behandlingen är nödvändig för att Filminstitutet ska kunna rekrytera personal.
Behandlingen omfattar när Användaren
- gör en ansökan via Tjänsten, och lägger till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredje part som Facebook eller LinkedIn, och att den Personuppgiftsansvarige kan använda externa sourcing-verktyg för att lägga till ytterligare information; och
- använder Tjänsten för att kommunicera med Filminstitutet, och lägger till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredjepartskälla som Facebook eller LinkedIn.
- Ansökningar från sökande som inte anställs gallras två år efter beslut om anställning vunnit laga kraft
- Ansökningar från sökande som anställs sparas enligt gällande arkivlagstiftning, se även avsnitt Allmän handling.
Behandlingen omfattar dessutom att Filminstitutets personal sammanställer uppgifterna som kommer in via tjänsten eller som finns offentligt tillgängliga om Användaren.
Observera att Filminstitutet avråder Användaren från att lämna känsliga personuppgifter och uppgifter som saknar relevans för ändamålet.
Hur länge sparar Filminstitutet Användares uppgifter
Användarprofiler gallras två år efter användarens sista inloggning i Tjänsten. Ansökningar gällande en särskild tjänst sparas enligt följande:
o Ansökningar som återtagits av sökande gallras när de inte längre behövs
o Ansökningar för tjänster som dragits tillbaka gallras två år efter rekrytering avbröts
o Handlingar rörande utvärdering av sökande som inte anställs (testresultat, anteckningar fån intervjuer etc) gallras två år efter beslut vunnit laga kraft
Så länge en Användare inte skriftligen motsätter sig behandling av sina personuppgifter kommer personuppgifterna att lagras och behandlas av Filminstitutet så länge vi anser det nödvändigt med hänsyn till ovan angivna syften. Observera att en arbetssökande (Användare) kan vara intressant för framtida rekrytering och för detta ändamål kan vi lagra Användarnas personuppgifter så länge de bedöms som intressanta för potentiella rekryteringar. Om du som Användare önskar att dina personuppgifter inte behandlas för detta ändamål (framtida rekrytering), kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna i punkt 9.
3. Användarens rättigheter
Användare har rätt att begära information om de personuppgifter som behandlas av oss genom att skriftligen underrätta Filminstitutet genom att använda kontaktuppgifterna enligt punkt 9 nedan. Användare har rätt till en (1) kopia av de behandlade personuppgifter som tillhör dem utan kostnad. För ytterligare kopior har personuppgiftsansvarig rätt att ta ut en rimlig avgift på grundval av administrativa kostnader för sådan efterfrågan.
Användare har rätt till, vid behov, korrigering av felaktiga personuppgifter om den Användaren, genom att skriftligen begära sådan korrigering med hjälp av kontaktuppgifterna i punkt 9 nedan.
4. Säkerhet
Filminstitutet prioriterar den
personliga integriteten och arbetar därför aktivt för att Användares
personuppgifter behandlas med största försiktighet. Vi vidtar de åtgärder som
rimligen kan krävas för att säkerställa att Användares personuppgifter
behandlas säkert och i enlighet med denna Filminstitutets
personuppgiftsbehandling och GDPR.
Det är viktigt att Användare också tar ansvar för att säkerställa att dennes uppgifter skyddas. Det åligger Användare att tillse att dennes inloggningsuppgifter hålls hemliga.
5. Överföring av personuppgifter till tredje parter
Filminstitutet kommer inte sälja eller överföra Användares personuppgifter till tredje parter.
Filminstitutet kan dock komma att överföra personuppgifter till;
- våra leverantörer och underleverantörer, i deras roll som personuppgiftsbiträden och underbiträden, enligt våra instruktioner, för tillhandahållandet av Tjänsten;
- myndigheter eller juridiska rådgivare i händelse av misstänkt brottslighet eller otillbörligt beteende; och
- myndigheter, juridiska rådgivare eller andra aktörer, om det krävs av oss enligt lag eller myndighetens beslut.
6. Teamtailors Cookiepolicy
När Användare använder Tjänsten kommer information om användandet att lagras genom cookies. Cookies är passiva textfiler som lagras av webbläsaren i Användarens enhet, såsom dennes dator, mobil eller surfplatta, vid uppkoppling mot Tjänsten. Teamtailor använder cookies för att underlätta Användarens användning av Tjänsten samt för att inhämta information såsom exempelvis statistik om Användarens användning av Tjänsten. Detta sker i syfte att säkerställa, underhålla och förbättra Tjänsten. Informationen som inhämtas från cookies kan även utgöra personuppgifter och i sådant fall omfattas behandlingen av Teamtailors Cookie Policy.
Användare kan när som helst neka användningen av cookies genom att ändra inställningar i sin enhet. Om så sker kan dock Användarens upplevelse av Tjänsten försämras, exempelvis genom att vissa funktioner i Tjänsten inte längre finns tillgängliga.
7. Ändringar
Filminstitutet och Teamtailor kan komma att ändra denna Personuppgiftsbehandling. Den senaste versionen av Personuppgiftsbehandlingen kommer alltid att finnas tillgänglig via Tjänsten. En ny version anses vara kommunicerad till Användarna när Användaren antingen har fått ett e-postmeddelande som informerar Användaren om den nya versionen (med den e-postadress som Användaren anger i samband med användningen av Tjänsten) eller när användaren annars informeras av den nya Personuppgiftsbehandlingen.
8. Kontakt
För frågor, ytterligare information om vår hantering av personuppgifter eller för att kontakta Filminstitutet i andra frågor, använd följande kontaktuppgifter;
Svenska Filminstitutet: registrator@filminstitutet.se.
Teamtailor: legal@teamtailor.com
9. Allmän handling
Alla uppgifter och handlingar material som inkommer till Tjänsten på uppdrag av Filminstitutet blir allmän handling och kan komma att begäras ut. Filminstitutet är skyldigt att lämna ut alla allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess. Filminstitutet är enligt arkivlagen skyldigt att bevara, arkivera och i vissa fall gallra allmänna handlingar samt hålla dem tillgängliga och välordnade.
Framtagen av: Dataskyddsgruppen
Godkänd: 2021-04-27
